Effiziente HR-Prozesse und Dashboards: Prozessautomatisierung und Datenanalysen bei der CCT Elektro AG
Die CCT Elektro AG ist ein schweizweit anerkanntes Unternehmen mit Sitz in Glattbrugg, spezialisiert auf Elektroinstallationen, Service & Unterhalt sowie E-Mobility. Seit ihrer Gründung im Jahr 1997 hat sich die Firma zu einem führenden Anbieter in der Elektrotechnik entwickelt, der sowohl private als auch gewerbliche Kunden mit intelligenten und zuverlässigen Lösungen bedient. Mit einem engagierten Team setzt die CCT Elektro AG auf Qualität, Innovation und Kundenzufriedenheit.
Ausgangslage und Herausforderung
In der CCT Elektro AG bereitet die HR-Leiterin monatlich den Lohnlauf vor. Dabei nutzt sie ein Excel-Template, das sie manuell mit den benötigten Informationen für jeden Mitarbeitenden befüllt.
Alle erforderlichen Informationen müssen aktuell aus der Monatsübersicht des ERP-Systems von der Schoch Informatik abgerufen werden, was einen hohen manuellen Aufwand bedeutet. Dieser Prozess nimmt pro Monat etwa 10% ihres Pensums in Anspruch. Die manuelle Eingabe ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig, da viele Daten manuell überprüft und übertragen werden müssen.
Die Herausforderung besteht darin, diesen wiederkehrenden Prozess effizienter zu gestalten und die HR-Leiterin zu entlasten, sodass mehr Zeit für strategische HR-Aufgaben und Personalbetreuung zur Verfügung steht.
Für die Umsetzung dieser spannenden Herausforderung hat die Recca Consulting GmbH uns als Partner beigezogen.
Marlene Brunner
HR-Leiterin
Die Lösung
Das manuell befüllte Excel-Template für den Lohnlauf wird nun direkt mit der Coorpix Data und KI-Plattform generiert. Alle notwendigen Informationen werden automatisch aus dem Schoch ERP-System übernommen. Dadurch wird die bisherige Bearbeitungszeit erheblich reduziert, und Fehler durchmanuelle Eingaben werden vermieden.
Ergänzend dazu haben wir eine zentrale Übersicht in Power BI erstellt, die es ermöglicht, wichtige Kennzahlen für jeden Mitarbeitenden übersichtlich darzustellen und nach Bedarf zu filtern. Diese Übersicht enthält unter anderem:
Feriensaldo
Ein Verlauf, der zeigt, ob der Mitarbeitende Ferien abbaut oder ansammelt.
Überstundensaldo
Ein Verlauf, der Mitarbeitende mit übermässig hohen Überstunden identifiziert.
Spesen
Ein monatlicher Verlauf der Spesen, um diese besser nachzuvollziehen und zu analysieren.
Mittagspauschale
Angezeigt als Zahl sowie als Gesamtsumme pro Monat, um die Verteilung und Nutzung der Pauschalen im Zeitverlauf zu erkennen.
Krankheitstage
Eine monatliche Übersicht der Krankheitstage, um Trends zu erkennen und präventive Massnahmen zu unterstützen.
Unfalltage
Ein Überblick über die Unfalltage, um Entwicklungen zu überwachen und die Arbeitssicherheit zu verbessern.
Vorholzeitsaldo
Ein Verlauf des Vorholzeitsaldos, um Mitarbeitende mit erhöhtem Vorholbedarf zu identifizieren und deren Arbeitszeiten besser zu planen.
Die Ergebnisse
Zeitersparnis
Der monatliche Aufwand für die Erstellung des Lohnlaufs wurde von 10% des Pensums wenige Minuten reduziert. Dadurch kann die HR-Leiterin ihre Zeit für die Betreuung der Mitarbeitenden einsetzen, was den grössten Mehrwert darstellt.
Fehlerreduktion
Durch die Automatisierung der Datenübernahme aus dem ERP-System werden Fehler durch manuelle Eingaben nahezu vollständig eliminiert, was die Prozesssicherheit deutlich erhöht.
Zentrale Übersicht der KPIs
Power BI bietet eine umfassende, visuelle Darstellung aller relevanten Mitarbeiterkennzahlen, die jederzeit verfügbar ist und nach Mitarbeitenden gefiltert werden kann. Dies ermöglicht einen präzisen Überblick über Überstunden, Feriensalden, Spesen und weitere wichtige Datenpunkte.
Frühzeitiges Erkennen von Engpässen
Mit den Feriensalden und Überstundenübersichten können potenzielle Engpässe frühzeitig erkannt und proaktiv vermieden werden. Dies stellt sicher, dass genügend personelle Kapazitäten auch in kritischen Zeiten zur Verfügung stehen.
Bessere Auslastungssteuerung
Durch das Tracking der Überstunden können Peaks und übermässige Ansammlungen rechtzeitig identifiziert werden. Dies ermöglicht eine gezielte Steuerung der Auslastung der Mitarbeitenden, wodurch übermässige Belastungen vermieden werden.
Krankheit und Unfall
Verlaufsdaten zu Krankheitstagen und Unfällen bieten die Grundlage, um Muster zu erkennen und gezielte Massnahmen zur Verbesserung der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zu entwickeln.
Nachhaltige Skalierbarkeit
Die Lösung ist flexibel und anpassbar. Sie kann bei Bedarf um weitere Kennzahlen oder Funktionen ergänzt werden, um zukünftige Anforderungen optimal zu unterstützen.
Durch diese massgeschneiderte Lösung konnte die CCT Elektro AG nicht nur ihren Lohnlaufprozess effizienter gestalten, sondern auch wertvolle Einblicke in die Arbeits- und Ressourcennutzung ihrer Mitarbeitenden gewinnen. Die Kombination aus Automatisierung und datengetriebenen Analysenhebt die Effizienz und Entscheidungsqualität im Personalmanagement auf ein neues Niveau.
Nach der erfolgreichen Automatisierung des Lohnlaufs und der Einführung der Mitarbeiter-Kennzahlenübersicht arbeitet die CCT Elektro AG gemeinsam mit der Recca Consulting GmbH und der Coorpix AG an der nächsten Lösung: einer automatischen Projektauswertung. Diese soll nicht nur Einblicke in die Rentabilität, sondern auch in den Status der Projekte bieten.
Mit Echtzeitanalysen zu Umsatz, Kosten, Fortschritt und Projektstatus wird die Transparenz in der Projektabwicklung erheblich gesteigert. Dabei können kritische Fragen wie „Sind wir on track?“ oder „Gibt es Verzögerungen?“ frühzeitig beantwortet werden. Diese Erkenntnisse schaffen eine fundierte Entscheidungsgrundlage und ermöglichen rechtzeitige Massnahmen zur Optimierung.
Damit setzt die CCT Elektro AG einen weiteren Schritt in Richtung datengetriebenes Arbeiten und nachhaltigen Erfolg.
Stefano Recca
Geschäftsführer, Recca Consulting GmbH
